Tippek a hatékonyabb online megbeszélésekhez

Több mint egy éve már, hogy hazánkban is megjelent a koronavírus. Sokan több mint egy esztendeje home office munkarendben dolgoznak, vagyis otthonukból látják el a munkájukat. A nappalijuk lett az irodájuk, lakókörnyezetük pedig rendszeresen feltűnik a céges videóhívások háttereként. De vajon mik az online meeting kultúra szabályai? Hogyan lesz egy online megbeszélés hatékony? A Generali Előrelátók Blogon összegyűjtöttük a tudnivalókat.

Mondhatjuk, hogy a távmunka mára sokak számára mindennapossá vált, ez pedig azt jelenti, hogy minden eddiginél több időt töltünk online megbeszéléseken. Kellő felkészülés nélkül azonban ezek a hívások könnyen kaotikussá és értelmetlenné, vagyis felesleges időpocsékolássá válhatnak.

Az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban például évente mintegy 10,5 milliárd forintnak megfelelő összeget veszítenek a vállalkozások a nem megfelelő konferenciahívási gyakorlatok – például telepítési és beállítási problémák, valamint a különböző figyelemelterelő tényezők – következtében.

Online megbeszélés hatékonyan

Aki otthonról dolgozik, vélhetően megszámlálhatatlan munkaórát töltött már különböző platformok online videóhívásaiban, amióta begyűrűzött a COVID-19 járvány. Számukra korábban összegyűjtöttünk olyan technológiai megoldásokat, amelyek megkönnyítik a távmunkát, csokorba szedtük az otthoni munkavégzés rejtett előnyeit, tippjeinkkel pedig segítettünk kialakítani az otthoni dolgozószobát. Legutóbb ahhoz adtunk tanácsokat, hogyan védhető meg az egészség ülő életmód mellett, most pedig nem kisebb dologra vállalkozunk, mint segíteni és hatékonyabbá tenni a céges meetingeket. Fogadd meg tanácsainkat, és hozd ki a maximumot az üzleti videokonferenciákból!

1. Kamerás meeting

Ne félj a kamerás meetingektől! Kapcsold be a kamerád, és bátoríts erre másokat is! Egyrészt sokkal könnyebb úgy kapcsolatot kialakítani az emberekkel, ha látod is őket. Másrészt pedig egy évnyi megszorítás és korlátozás után a munkatársaidnak is sokat jelenthet, ha újra láthatják az ismerős arcokat.

2. Egyszerű háttér meetingekhez

Válassz letisztult, rendezett hátteret online és offline is! Ha egy komoly, kamerás csapatmegbeszélésen, vagy egy fontos videós találkozón veszel részt, nem mindig teheted meg, hogy a nappalidat, vagy a gyerekszobát használod háttérként.

Ha módodban áll hátteret módosítani a használt programban, tedd meg, de ne tereld el a figyelmet túl feltűnő, színes képekkel!

A legideálisabb opció, ha otthon egy fehér fal, vagy egy növényekkel, könyvekkel és dekortárgyakkal díszített polc van mögötted. Ha ez nem megoldható, akkor az alkalmazásban halványítsd el a mögötted lévő teret!

3. Személyes kapcsolatok online

A megbeszélés elején szakíts időt egy rövid, nem a munkával kapcsolatos csevegésre! Igyekezz minden résztvevőt bevonni, hiszen így tudsz mindenkivel hosszú távú jó kapcsolatot kialakítani.

Amikor valaki késik, vagy technikai gondokkal küzd, dobj fel egy témát, amihez vélhetően mindenki hozzá tud szólni! Az időjárás, a járványhelyzet, vagy éppen egy másik közös projekt is jó választás lehet.

4. Személyre szabott beszélgetések

Igazítsd a napirendet és a megközelítésedet ahhoz a személyhez, akivel éppen beszélsz, ugyanis ez is segíthet a jobb kapcsolatok kiépítésében! Az olyan személyiségtesztek, mint például az Enneagram vagy a DISC, jelentősen megkönnyíthetik az egymással folytatott kommunikációt.

5. Osztott képernyő használata

Sokkal hatékonyabb, ha a megbeszélés közben, nem pedig utána készíted el a jegyzeteidet. Így ráadásul a leírt információk is garantáltan pontosak lesznek. Ilyenkor a legjobb megoldás, ha osztott képernyőt vagy több monitort használsz, mivel így a résztvevőket is láthatod jegyzetelés közben.

6. Egyszerűen kezelhető online platformok

A videohívásokat folytatók több mint 50%-a megbeszélésenként közel 10 percet veszteget el a telepítéssel és beállítással.

Könnyítsd meg mindenki dolgát azzal, hogy olyan alkalmazást választasz, amelyet nem kell letölteni!

7. Ütemterv online megbeszélésekre

A hívás elején vázold fel a megbeszélés tervezett menetét, ez ugyanis számodra és a többi résztvevő számára is megkönnyíti a koncentrációt. Ismertesd a célokat, a várt eredményeket és a lefedni kívánt témákat is! Az sem árt, ha előre kiküldöd a résztvevőknek, mire számíthatnak egy-egy videókonferencia, vagy prezentáció során.

8. Mások idejének tisztelete

A munkavállalók 67%-a úgy véli, hogy megbeszéléseinek több mint fele nem eredményes, és ennek egyik fő okaként a késve kezdést jelölték meg. Tiszteld a résztvevők idejét:

• érkezz pontosan,
• kezdd időben a megbeszélést,
• ne térj el az ütemtervtől és
• ne lépd túl a rendelkezésre álló időkeretet!

9. Kérdések az online meetingeken

Beszélj a résztvevőkkel! Rendszeresen állj meg, kérdezd meg, hogy vannak-e kérdéseik és válaszold is meg őket. Ezzel nem kell feltétlenül megvárni a meeting végét.

Így mindenki érezheti, hogy ő is számít, hiszen meghallgatod, és figyelsz rá.

10. Memo küldése a meeting után

Kérj meg valakit, hogy készítsen egy úgynevezett memót, vagyis összegzést a megbeszéltekről és elhangzottakról! A hívás végeztével pedig küldd ki a résztvevőknek! Tüntesd fel a fontos információkat, a szükséges intézkedéseket és a határidőket is! Ez később neked is a segítségedre lehet.

Magadnak pedig jegyezd le, mi sikerült jól a megbeszélés során és mi nem! Így a következő alkalom még eredményesebb lehet.